THEPOWERGAME
Διαμαντής Κιτρίδης
CEO και ιδρυτής της εταιρίας Citrine Marketing Communication,
Καθημερινά, ολοένα και περισσότερο, ακούμε-διαβάζουμε πράγματα για τον ψηφιακό μετασχηματισμό. Τι είναι όμως ο Ψηφιακός Μετασχηματισμός, ποιους αφορά, ποια είναι τα στάδια υλοποίησης του και με ποια σειρά πρέπει να υλοποιηθούν, πότε ολοκληρώνεται, μήπως είναι μια συνεχή διαδικασία όπως και η καθημερινή λειτουργία του οργανισμού που θα τον εφαρμόσει;
Με απλά λόγια, θα λέγαμε ότι Ψηφιακός Μετασχηματισμός είναι η ψηφιοποίηση εκείνων των διαδικασιών ενός οργανισμού που απαιτούν ανθρώπινη παρέμβαση ή/και φυσική παρουσία. Επί παραδείγματι, ψηφιακός λέγεται ο μετασχηματισμός χειρωνακτικών ενεργειών ή ενεργειών που απαιτούν φυσική παρουσία (τηλέφωνα, οδηγίες, εντολές, συμπλήρωση/μεταφορά εντύπων, υπογραφές κλπ) σε πλήρη αυτοματοποιημένη διαδικασία η οποία θα περιορίζει την ανθρώπινη παρέμβαση στο ελάχιστο δυνατό μέσω ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος, με επιθυμητό αποτέλεσμα την επίτευξη των σκοπών του εκάστοτε οργανισμού.
Ο Ψηφιακός Μετασχηματισμός αφορά κάθε είδους οργανισμό (φορέα, υπηρεσία, εταιρεία δημόσια ή ιδιωτική, κερδοσκοπική ή μη-κερδοσκοπική κ.α.) που επαφίεται σε ανθρώπινες παρεμβάσεις και ο οποίος επιθυμεί την υλοποίηση στόχων όπως η ελαχιστοποίηση λαθών, η εύρυθμη λειτουργία, η εξέλιξη, το κέρδος, η βιωσιμότητα κ.α.
Το πρώτο στάδιο στην προσπάθεια για Ψηφιακό Μετασχηματισμό ενός οργανισμού θα πρέπει να είναι η καταγραφή των υπαρχόντων διαδικασιών και ο ανασχηματισμός τους σε πιο απλή και βελτιστοποιημένη μορφή, από αναλογική/φυσική/υλική σε ψηφιακή μορφή δηλαδή, λαμβάνοντας υπόψη αφενός το χρόνο και τους πόρους που χρησιμοποιούνται και αφετέρου το πως μπορεί αυτός ο μετασχηματισμός να αποδώσει το μέγιστο δυνατό αποτέλεσμα. Ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη που γίνονται από τους οργανισμούς στο συγκεκριμένο στάδιο και στην προσπάθειά τους για ψηφιακό μετασχηματισμό είναι, για παράδειγμα, η μεταφορά μιας πολύπλοκης και χωρίς σημαντικό λόγο ύπαρξης γραφειοκρατικής διαδικασίας στο νέο πληροφοριακό σύστημα που δημιουργούν. Κάτι τέτοιο δεν βοηθάει στο να δοθεί το μέγιστο δυνατό αποτέλεσμα στο μετασχηματισμό του οργανισμού και άρα αποτελεί, εν τέλει, τροχοπέδη αν επιθυμεί να εκμεταλλευτεί στο έπακρο τις δυνατότητες της τεχνολογίας. Συνεπώς, ο Ψηφιακός Μετασχηματισμός είναι μια ευκαιρία για τον οργανισμό να αναθεωρήσει διαδικασίες και δομές έτσι ώστε να τις βελτιστοποιήσει – αξιοποιώντας πάντα την συσσωρευμένη γνώση που έχει για το αντικείμενο και τον κλάδο του. Επίσης, είναι μια ευκαιρία να χρησιμοποιήσει όλες τις σύγχρονες (γιατί όχι και παλαιότερες αν ωφελούν) θεωρίες Management και οργανώσεως Project, καθώς και τα κατάλληλα τεχνολογικά εργαλεία όπως τα λογισμικά που θα επιτρέπουν την βέλτιστη οργάνωση και διαχείριση των ψηφιακών πληροφοριών, πράγμα που συνιστά και το δεύτερο στάδιο του Ψηφιακού Μετασχηματισμού και αφορά περισσότερο τον μετασχηματισμό του εσωτερικού τρόπου λειτουργίας.
Εφόσον έχουν πραγματοποιηθεί τα δύο πρώτα πολύ βασικά στάδια της διαδικασίας μετασχηματισμού, σημαντικό είναι τα αποτελέσματα τους να γίνουν κατανοητά και αντιληπτά από τον «αρχιτέκτονα» του Πληροφοριακού Συστήματος. Το συγκεκριμένο πρόσωπο δεν είναι αρκετό να έχει γνώση μόνο των Πληροφοριακών Συστημάτων και τεχνολογιών αλλά θα πρέπει να κατανοεί και το business/επιχειρηματικό/επιχειρησιακό κομμάτι. Για τον συγκεκριμένο ρόλο, σίγουρα μια προγενέστερη εμπειρία στο ίδιο αντικείμενο είναι πολύ σημαντική αλλά δεν είναι από μόνη της ικανή για το καλύτερο αποτέλεσμα και σίγουρα δεν μπορεί να αντικαταστήσει την αντιληπτικότητα, τη λογική και αναλυτική σκέψη του προσώπου σε συνδυασμό πάντα με την ικανότητα του να επιλύει προβλήματα, αυτά είναι τα σημαντικότερα χαρακτηριστικά του συγκεκριμένου ρόλου που είναι επιφορτισμένος με την υλοποίηση του μετασχηματισμού.
Πιο συγκεκριμένα, μετά την ολοκλήρωση των προηγούμενων σταδίων (καταγραφή διαδικασιών, απλοποίηση, εφαρμογή σύγχρονων τεχνικών και θεωριών Management, Project διαχείρισης έργου, οργάνωση, κλπ) θα σχεδιαστεί η ροή των διαδικασιών αλλά και τα διαφορετικά μονοπάτια που οδηγούν στην ίδια διαδικασία ή λειτουργία και θα επιλεχθούν οι τεχνολογίες και τα frameworks με τα οποία θα κατασκευαστεί το πληροφοριακό σύστημα.
Το επόμενο βήμα είναι το πως αυτό θα είναι πιο λειτουργικό και ευκολότερο στην χρήση του από συνεργάτες, πελάτες κ.α. του οργανισμού. Συνεπώς, το interface του συστήματος -δηλαδή το πως θα είναι σχεδιασμένες οι οθόνες του και οι λειτουργίες τους- είναι ένας από τους καθοριστικούς παράγοντες για μια σειρά από πράγματα όπως την γρήγορη ενσωμάτωση του από τους εσωτερικούς χρήστες, την αύξηση παραγωγικότητας, αύξηση των πωλήσεων, ικανοποίηση της αισθητικής εμπειρίας χρηστών ή/και καταναλωτών, αν οι καταναλωτές/πελάτες έχουν πρόσβαση σε αυτό για αγορά ή όποια άλλη συμπληρωματική διαδικασία. Όλο αυτό κάνει το συγκεκριμένο στάδιο πιο δύσκολο αν ληφθεί μάλιστα υπόψη ότι πλέον υπάρχουν πάρα πολλές διαφορετικές συσκευές με διαφορετικού μεγέθους οθόνες απ’ όπου ο χρήστης μπορεί να έχει πρόσβαση στο πληροφοριακό σύστημα και αυτό δυσκολεύει την εργασία του σχεδιασμού (U/X, U/I).
Σε αυτό το σημείο θα πρέπει να τονιστεί ότι το ιδανικό θα ήταν για κάθε οργανισμό να σχεδιαστεί ο Ψηφιακός Μετασχηματισμός συνολικά για όλες τις διαδικασίες και για το σύνολο της επιχειρησιακής ή οργανωτικής λειτουργίας του οργανισμού. Επειδή όμως η πραγματικότητα δεν είναι συνήθως ιδανική, πολύ οργανισμοί σχεδιάζουν σταδιακά ψηφιακό μετασχηματισμό που αφορά μερικές λειτουργίες, τμήματα ή ακόμη και την προσωρινή κάλυψη κάποιας επιμέρους ανάγκης τους. Σε μια τέτοια περίπτωση διογκώνεται το υπάρχον πρόβλημα της γεφύρωσης των διαφορετικών συστημάτων που είναι και ο μεγάλος Γολγοθάς ενός οργανισμού είτε οργανώνει συνολικά τον ψηφιακό μετασχηματισμό του είτε το κάνει σε επιμέρους λειτουργίες/διαδικασίες. Το συγκεκριμένο πρόβλημα όμως, σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να επιλυθεί με τέτοιο τρόπο που το αποτέλεσμα να είναι η να φαίνεται λειτουργικά ενιαίο.
Μια άλλη συνήθης περίπτωση είναι ένας οργανισμός να έχει ήδη ένα Πληροφοριακό Σύστημα. Κυρίως αυτό συμβαίνει στις περιπτώσεις στις οποίες εκ νομοθετικής ανάγκης στο παρελθόν έχει αποκτήσει ένα Πληροφοριακό Σύστημα, χαρακτηριστικό παράδειγμα αυτού είναι το λογιστικά προγράμματα και τα ERP. Εδώ υπεισέρχεται και ο παράγοντας τύχη διότι όταν επιλέχθηκε το Πληροφοριακό Σύστημα δεν υπήρχε η γνώση για τη δυνατότητα διασυνδεσιμότητας, οπότε, είναι πολύ πιθανό το υπάρχον σύστημα να μην υποστηρίζει γεφυρώσεις ή ο κατασκευαστής εκ των υστέρων να μη δημιούργησε τις προϋποθέσεις για διασυνδεσιμότητα. Η δυνατότητα διασυνδεσιμότητας δε σημαίνει σε καμία περίπτωση ότι το σύστημα αφήνει κενά-τρύπες ασφαλείας. Τα σύγχρονα συστήματα με τις σύγχρονες βάσεις δεδομένων μπορούν μέσω webservice (που έχουν κατασκευαστεί με σύγχρονες γλώσσες προγραμματισμού) να επικοινωνούν μεταξύ τους με απόλυτη ασφάλεια και να ανταλλάσσουν δεδομένα ύστερα από κάθε αίτημα από οποιοδήποτε άλλο διασυνδεδεμένο σύστημα. Σίγουρη και ασφαλής επιλογή πληροφοριών γίνεται στα πλαίσια και στα όρια τα οποία οι κατασκευαστές του κάθε προγράμματος έχουν θέσει από την αρχή.
Έως τώρα σε ένα βαθμό έχουν απαντηθεί, με περισσότερες ή λιγότερες λεπτομέρειες, οι αρχικές ερωτήσεις εκτός από δυο, «πότε ολοκληρώνεται; μήπως είναι μια συνεχή διαδικασία όπως και η καθημερινή λειτουργία του οργανισμού που θα τον εφαρμόσει;». Ο Ψηφιακός Μετασχηματισμός αφορά το γίγνεσθαι και συνεπώς βρίσκεται εν κινήσει. Εξελίσσεται και εξελίσσει. Για παράδειγμα, τον Σεπτέμβριο του 2015 υιοθετήθηκε η Ατζέντα 2030 των Ηνωμένων Εθνών για τη Βιώσιμη Ανάπτυξη και των 17 Στόχων Βιώσιμης Ανάπτυξης (SDGs) [The 2030 Agenda for Sustainable Development / 17 Sustainable Development Goals] από όλα τα κράτη-μέλη του ΟΗΕ, αποτελεί ορόσημο για τη διεθνή κοινότητα καθώς για πρώτη φορά τέθηκαν διεθνώς «οικουμενικοί» στόχοι, τους οποίους καλούνται να υλοποιήσουν όλες οι χώρες από κοινού, τόσο ανεπτυγμένες όσο και αναπτυσσόμενες. Ένας από τους 17 στόχους είναι ο εξής: Goal 12. Ensure sustainable consumption and production patterns. Ο όρος sustainability (βιωσιμότητα) ήδη απασχολεί και θα συνεχίσει να απασχολεί τον Ψηφιακό Μετασχηματισμό στα χρόνια που ακολουθούν. Ο στόχος είναι η μετάβαση προς ένα νέο μοντέλο ανάπτυξης, με ισορροπία μεταξύ των τριών πυλώνων – οικονομικού, κοινωνικού και περιβαλλοντικού. Ο ρόλος του Ψηφιακού Μετασχηματισμού προσαρμόζεται στις συνθήκες και περιλαμβάνει πλέον επιλογές και λύσεις που αφορούν την βιώσιμη παραγωγή και κατανάλωση μέσω καινοτόμων τρόπων. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να προστεθεί, σε όποια περίπτωση είναι εφικτό, στην εξίσωση των ψηφιακών σχηματισμών και η δυνατότητα βιώσιμης ανάπτυξης του οργανισμού και άρα η προβολή διαδικασιών που βοηθούν την βιωσιμότητα (sustainability). Για παράδειγμα, οργανισμοί που διαχειρίζονται προϊόντα στα οποία a) θα προτιμάται η χρήση ανακυκλώσιμων υλικών σε όλη την γραμμή παραγωγής τους, από τον σχεδιασμό και την συσκευασία έως και την απόσυρση αυτών, b) θα προτιμούνται διαδικασίες παραγωγής και κατανάλωσης που θα εξοικονομούν πολύτιμους ενεργειακούς πόρους, θα είναι εκείνα τα προϊόντα και οι οργανισμοί που θα υποστηρίζονται πρακτικά αλλά και ηθικά από καταναλωτές/ που ενστερνίζονται την ανάγκη χρήσης τέτοιων πρακτικών. Η βιωσιμότητα και η επιχειρηματικότητα δεν είναι ούτε κακό ούτε ανώφελο να συμπορεύονται.
Ακολουθήστε το Powergame.gr στο Google News για άμεση και έγκυρη οικονομική ενημέρωση!
